Fases eficientes de la gestión del cambio
Fases en tu proyecto de gestión del cambio
¿Ha llegado el momento de
cambiar? Anticípate a los hechos antes de que la situación sea insostenible. Te
explicamos las distintas fases en el proceso de gestión del cambio, desde la
necesidad del cambio hasta la evaluación de las modificaciones introducidas. En
todo caso ten en cuenta que los directivos tenemos que estar abiertos a cambios
que no habíamos planificado y que surgen en función de las necesidades que
puedan ir surgiendo. Por tanto, mantén alerta tu intuición y tu capacidad para
resolver problemas que puedan ir surgiendo.
¿Cuándo ha llegado el momento de cambiar?
En relación a los factores que explicábamos anteriormente, existen toda una serie de momentos de crisis correlacionadas sobre los que debes replantearte los dogmas de tu empresa para adaptarte a las nuevas características.
- Crisis de estrategia. Cuando identificamos tendencias estratégicas novedosas con la capacidad para amenazar la posición competitiva de la empresa.
- Crisis de operaciones. Esto es cuando detectamos problemas con la productividad y la propia manera de hacer de la empresa que pueden amenazar sus resultados y competitividad.
- Crisis de resultados. Cuando los datos obtenidos se alejan de los esperados de los distintos indicadores clave.
- Crisis de liquidez. Ya en un estadio mucho más problemático, es una situación en la que se identifican ya problemas con la tesorería de la empresa.
Diagnostica la situación actual
Antes, durante y después de cualquier proceso de cambio necesitas tener en mente cuál es la cultura de tu organización -es decir, las costumbres, hábitos de trabajo, características…de tu empresa- y cuál es el escenario que quieres alcanzar.
Para ello necesitas datos objetivos que te describan dónde te encuentras a través de diferentes medidas complementarias como pueden ser estudios de posicionamiento, un software de evaluación del desempeño, análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), análisis de puestos de trabajo, consecución de objetivos…
Solamente cuando conozcas y entiendas cómo es tu empresa, podrás empezar a pensar cómo cambiarla para gestionarla correctamente. Tener claro los resultados que quieres alcanzar, los objetivos y visión que persigues es el primer paso para iniciar el cambio.
Planifica las acciones
En esta fase se planean las mejores medidas para llegar a la nueva visión empresarial. Por tanto, debes concretar cuáles son las mejores tareas a realizar, así como los plazos y recursos de los que dispones para implementarlos.
Debes tener bien definidos los objetivos finales del cambio. Teniendo en mente la nueva visión que quieres alcanzar debes diseñar los objetivos del cambio, marcando a qué distancia te encuentras de ellos, para marcar objetivos intermedios que te sirvan como guía. Deben ser objetivos concisos, objetivos y medibles. Como por ejemplo reducir costes en un determinado tanto por ciento, aumentar la productividad hasta un porcentaje, reducir tiempos, disminuir la rotación de personal en un % concreto…
Es esencial un plan de comunicación que te permita hacer partícipe a tus empleados del diseño del cambio, ya que nadie mejor que ellos conoce cómo se trabaja en tu empresa y cómo se puede mejorar la productividad de la misma. Por tanto, mantén canales de comunicación abiertos con ellos y valora positivamente sus aportaciones. La falta de información genera incertidumbre y miedo que repercuten considerablemente en la productividad y satisfacción de tus empleados.
Un buen plan de comunicación debe definir todos sus componentes: objetivos, público, mensajes, soportes, frecuencia, feedback…
Implanta el cambio
Para propagar los cambios de la forma más natural al conjunto de organización, te recomendamos crear equipos de trabajo que se sumerjan completamente en las nuevas características y a partir de los cuales puedes redefinir las medidas originales. Identifica qué personas son las más adecuadas para servir como catalizadores del cambio de forma positiva entre sus compañeros.
Dependiendo del volumen de la empresa y de lo drásticos que vayan a ser los cambios, se aconsejan realizar pruebas piloto con las que introducir lentamente la nueva filosofía y con las que redefinir alguna de las medidas pensadas inicialmente.
Evalúa el cambio
Una vez implementados los cambios es fundamental que sepas cómo llevar a cabo un seguimiento de los distintos indicadores que habías definido y responder de forma adecuada a las desviaciones que se produzcan sobre ellos. Para ello, contar con herramientas de software automatizadas, así como un cuadro de mando visual pueden ser métodos esenciales
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